POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES SAMARI ASOCIADOS
SAMARI ASOCIADOS dedicado a servicios de alojamiento prestados por hoteles; reconoce la importancia de establecer directrices claras sobre la protección de los datos personales de nuestros clientes, trabajadores, proveedores y demás partes interesadas.
Esta Política establece los lineamientos bajo los cuales recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador y su normativa aplicable.
Antecedentes
La presente Política establece directrices generales bajo las cuales SAMARI ASOCIADOS trata datos personales, describe los principios aplicables, las categorías de datos tratadas, finalidades, bases de legitimación, derechos de los titulares, canales de atención, y criterios generales de seguridad, conservación, transferencias, gestión de incidentes y cumplimiento.
Esta Política tiene naturaleza informativa y de cumplimiento. Cuando el tratamiento requiera información adicional o un mecanismo específico para un grupo particular (por ejemplo, clientes/inversionistas, postulantes, videovigilancia, sitio web, proveedores), SAMARI ASOCIADOS implementará avisos de privacidad y/o cláusulas informativas complementarias. Dichos avisos se comunicarán al momento de la recolección o, cuando los datos no se obtengan directamente del titular, dentro de los plazos legalmente previstos, sin perjuicio de la conservación de evidencia de entrega del deber de información.
Alcance. –
Esta Política aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por SAMARI ASOCIADOS, sea automatizado o no, en territorio ecuatoriano o en infraestructuras tecnológicas utilizadas por SAMARI ASOCIADOS (incluyendo servicios en la nube), y abarca, entre otros, a:
Clientes y potenciales clientes.
Proveedores (persona natural y representantes/contactos de proveedores persona jurídica).
Trabajadores, ex trabajadores y postulantes.
Principios:
Licitud: Los datos personales solo pueden ser tratados de manera lícita y legítima, con el consentimiento de la persona o en los casos previstos por la ley.
Finalidad: Los datos personales deben ser recopilados con una finalidad específica, explícita y legítima, y no podrán ser tratados de manera incompatible con dicha finalidad.
Proporcionalidad: La recopilación y el tratamiento de los datos personales debe ser adecuada, relevante y limitada a lo necesario para cumplir la finalidad establecida.
Calidad: Los datos personales deben ser exactos, actualizados y pertinentes para la finalidad establecida.
Seguridad: Los datos personales deben ser tratados con medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para garantizar su protección contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o la destrucción.
Confidencialidad: El tratamiento de los datos personales debe realizarse de manera confidencial, manteniendo el secreto sobre los mismos.
Derechos de los titulares de los datos personales:
Derecho de acceso: Los titulares de los datos personales tienen derecho a conocer y acceder a sus datos personales que sean tratados por SAMARI ASOCIADOS
Derecho de rectificación: Los titulares de los datos personales tienen derecho a solicitar la rectificación o actualización de sus datos personales si son inexactos o incompletos.
Derecho de cancelación: Los titulares de los datos personales tienen derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales si consideran que ya no son necesarios para la finalidad establecida o si el tratamiento de los mismos es ilegal.
Derecho de oposición: Los titulares de los datos personales tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales si consideran que este afecta sus derechos y libertades fundamentales.
Derecho de limitación: Los titulares de los datos personales tienen derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.
Derecho de portabilidad: Los titulares de los datos personales tienen derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento si así lo desean.
Derecho de revocación del consentimiento: Los titulares de los datos personales tienen derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.
Responsable del tratamiento y contacto
Responsable: SAMARI ASOCIADOS
Contacto: contabilidad@samarispa.com
Delegado: Juan Alberto Gómez Benalcázar
Leyes Aplicables
Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGLOPDP).
Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos.
Demás normativa aplicable de la materia.
Glosario de Términos
Las siguientes definiciones son tomadas en base a la LOPDP:
Titular del Dato: persona natural cuyos datos serán objeto de tratamiento.
Responsable de Tratamiento: persona natural o jurídica, que por sí misma o a través de otros, decide sobre la finalidad y tratamiento de datos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, que por sí misma o en asociación con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (RFD).
Autoridad de Protección de Datos Personales: entidad pública que se encarga de supervisar la aplicación de la Ley.
Autorización uso de datos personales: manifestación del titular de uso de los datos personales, con el fin de legitimar su tratamiento.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Consentimiento: es la voluntad expresa y por escrito de la persona interesada al tratamiento de sus datos personales; o puede darse mediante una declaración oral que exprese una acción afirmativa y que de ella conste registro.
Dato personal: dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente. Los datos personales incluyen datos genéticos, biográficos tales como el nombre, sexo, estado civil, la fecha y el lugar de nacimiento, el país de origen, el número de identificación, la ocupación, la religión y el origen étnico, datos biométricos tales como una fotografía, una huella dactilar, una imagen del rostro o del iris, así como cualquier manifestación escrita de opinión acerca de la persona, tales como evaluaciones de su condición y/o necesidades específicas.
Dato personal sensible:
Datos Personales relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud.
Datos Personales biométricos, Datos Personales genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
Datos de menores de edad.
Relación contractual: relación entre dos o más personas vinculadas por un instrumento legal en la cual se establecen obligaciones para todas las partes firmantes.
Tratamiento de datos: cualquier operación o conjunto de operaciones, automatizadas o no, que se realiza en relación con los datos personales, incluyendo, pero no limitado a la recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o modificación, recuperación, consulta, uso, transferencia (ya sea en forma computarizada, oral o escrita), difusión o cualquier otra puesta a disposición, corrección o destrucción.
Datos Personales que Recopilamos:
SAMARI ASOCIADOS recopila datos personales con el fin de cumplir con su actividad económica, administrativa y de seguridad en sus operaciones. Los datos que se recopilan pueden incluir:
Datos identificativos: Nombres y apellidos completos del cliente, dirección, correo, teléfono, RUC o cédula, estado civil
Datos económicos: datos bancarios
Datos médicos: únicamente de trabajadores para cumplimiento de medicina ocupacional
Datos de imagen: video vigilancia
Del tratamiento de Datos Personales. –
Recopilación. – SAMARI ASOCIADOS recopilará los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés únicamente para fines relacionados con los servicios de alojamiento y hotelería y siempre dentro del marco legal. Los datos personales se obtendrán de forma transparente y siempre cumpliendo con alguna de las bases de legitimación previstas en el marco normativo.
Uso. – SAMARI ASOCIADOS utilizará los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés, únicamente para los fines establecidos en la recopilación de datos y siempre dentro del marco legal. Se tomarán medidas de seguridad para garantizar que los datos personales no sean alterados, divulgados o eliminados de forma no autorizada.
Finalidades del tratamiento de datos.- Los datos personales recopilados serán tratados con las siguientes finalidades:
Relación precontractual y contractual: evaluación, vinculación, administración de la relación, prestación de servicios, atención de requerimientos, facturación, cobros/pagos, retenciones, auditoría y archivo.
Cumplimiento legal y regulatorio: obligaciones aplicables a los servicios de alojamiento y hotelería.
Talento humano: reclutamiento, selección, administración laboral y cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad y salud ocupacional.
Comunicaciones operativas: comunicaciones necesarias para la ejecución y continuidad de la relación. Si existieran comunicaciones comerciales no estrictamente necesarias, se gestionan conforme a la base de legitimación que corresponda y respetando los derechos del titular.
Tratamiento de datos sensibles.- En los casos en que se requiera el tratamiento de datos personales sensibles, tales como datos de salud, se solicitará el consentimiento expreso y reforzado del Titular.
Los datos sensibles serán usados únicamente para el cumplimiento de la normativa laboral vigente.
Tipos de tratamiento, destinatarios, encargados y transferencias
Tipos de tratamiento. SAMARI ASOCIADOS podrá realizar operaciones de recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, consulta, verificación, uso, comunicación/transferencia, conservación, bloqueo, anonimización y supresión, en la medida necesaria para las finalidades declaradas.
Encargados del tratamiento. SAMARI ASOCIADOS podrá contratar proveedores que actúen como encargados del tratamiento (por ejemplo: infraestructura tecnológica y nube, ciberseguridad, auditoría, archivo físico o digital, mensajería, consultoría especializada, headhunting, plataformas de comunicación y productividad). En tales casos, SAMARI ASOCIADOS exigirá condiciones contractuales de: (i) tratamiento conforme instrucciones; (ii) confidencialidad; (iii) medidas de seguridad acordes al riesgo; (iv) subcontratación controlada; y (v) cooperación para el ejercicio de derechos y gestión de incidentes.
Destinatarios por obligación legal o requerimiento válido. SAMARI ASOCIADOS podrá comunicar datos personales a autoridades competentes u otros terceros cuando exista obligación legal, regulatoria o requerimiento válido y exigible, en el marco de sus competencias.
Origen de datos cuando no se obtienen directamente del titular. Dependiendo del caso, ciertos datos podrán provenir de emisores, contrapartes, referencias, registros y/o fuentes permitidas por normativa sectorial, así como de verificaciones necesarias para el cumplimiento regulatorio y de debida diligencia.
Bases de datos y conservación
Los datos personales tratados por SAMARI ASOCIADOS se incorporan en bases o bancos de datos internos (por ejemplo: clientes; proveedores; talento humano; seguridad y accesos, si aplica), administrados bajo medidas de seguridad acordes al riesgo.
SAMARI ASOCIADOS conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y, posteriormente, por los plazos exigidos por la normativa aplicable (incluyendo obligaciones regulatorias, contables, tributarias y de prevención LA/FT), o por el tiempo necesario para atender auditorías, reclamos, investigaciones internas o contingencias.
Concluidos los plazos aplicables, SAMARI ASOCIADOS procederá, según corresponda, a la supresión, anonimización o bloqueo de los datos, manteniendo únicamente aquellos estrictamente necesarios cuando exista obligación legal o necesidad de resguardo por contingencias.
Deber de información; consecuencias de entrega/negativa; datos inexactos; revocatoria
SAMARI ASOCIADOS garantizará el cumplimiento del deber de información, de manera clara y verificable, comunicando al titular, según corresponda, al menos: la identidad y datos de contacto del responsable; finalidades del tratamiento; base de legitimación; categorías de datos; destinatarios/encargados; transferencias (incluida infraestructura en nube, de ser el caso); plazo de conservación; mecanismos para ejercer derechos y presentar reclamos; y demás extremos exigidos por la LOPDP.
Cuando ciertos datos sean necesarios para: (i) evaluar una relación precontractual, (ii) cumplir obligaciones legales/regulatorias, o (iii) ejecutar un contrato, la no entrega de la información requerida podrá impedir la vinculación, la continuidad del servicio o el cumplimiento de procesos internos/regulatorios.
Asimismo, el suministro de datos erróneos o inexactos podrá afectar procesos de vinculación, ejecución de operaciones, reportes o cumplimiento normativo; en tales casos, SAMARI ASOCIADOS podrá requerir rectificación, actualización o documentación de respaldo.
Cuando la base de legitimación sea el consentimiento, el titular podrá revocarlo en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la revocatoria.
Derechos de los titulares de datos personales
SAMARI ASOCIADOS respetará los derechos de los titulares de datos personales, incluyendo el derecho a conocer, rectificar, actualizar, eliminar y revocar el consentimiento para el uso de sus datos personales.
Para el ejercicio de sus derechos, los titulares deben comunicarse a través del correo electrónico: recepcion@samarispa.com
La solicitud deberá contener: i) nombre completo del Titular, ii) copia de documento de identidad, iii) descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer, y iv) dirección física o electrónica para notificaciones.
SAMARI ASOCIADOS responderá en un plazo máximo de 7 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud. En caso de negativa, el Titular podrá recurrir a la Autoridad de Protección de Datos Personales.
Transferencia. –
SAMARI ASOCIADOS realizará únicamente transferencias de datos de la siguiente forma:
Entidades de control cuando sean requeridos para el cumplimiento de obligaciones legales
Terceros que requieran conocer datos del cliente para la prestación de servicios.
Datos solicitados por orden judicial u organismos de control.
Wubook para agendamiento de reservas a través de página web.
Podrán existir escenarios de tratamiento a través de infraestructuras en la nube, soporte técnico o accesos remotos desde el exterior. En tales supuestos, SAMARI ASOCIADOS adoptará medidas razonables para asegurar: (i) un nivel de protección acorde al riesgo; (ii) controles de acceso y trazabilidad; y (iii) salvaguardas contractuales y técnicas pertinentes, conforme la normativa aplicable.
Seguridad. –
SAMARI ASOCIADOS adoptará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra destrucción, pérdida, alteración, acceso o tratamiento no autorizado. Las medidas incluyen, según corresponda: controles de acceso, autenticación, segregación de perfiles, respaldos, cifrado cuando aplique, políticas internas, capacitación, cláusulas de confidencialidad, gestión de proveedores, monitoreo y mejora continua.
SAMARI ASOCIADOS mantendrá procedimientos de gestión de incidentes de seguridad que contemplen la detección, contención, análisis, remediación y documentación de eventos que puedan comprometer datos personales, así como las acciones de comunicación que correspondan conforme la normativa aplicable y el nivel de riesgo.
Entre las medidas tomadas se encuentran:
Firewalls y antivirus.
Política de seguridad de la información y Ciberseguridad
Accesos según perfiles
Página de cookies y administración web
Controles de nivel de acceso en los sistemas.
Aviso de seguridad
Procedimientos de seguridad física
Control de accesos físicos a las instalaciones y a las áreas sensibles
Tiempo de conservación de datos.-
Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad específica para la cual fueron recabados, en observancia de los principios de finalidad, proporcionalidad y minimización de datos, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Lo anterior se entenderá sin perjuicio del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición y demás derechos reconocidos al titular del dato personal por la normativa vigente.
Finalmente, los datos personales tratados para el cumplimiento de obligaciones legales y la ejecución de relaciones contractuales se conservan durante la vigencia de la relación contractual o hasta que el titular del dato personal o su representante legal revoque el consentimiento otorgado para dichas finalidades, sin perjuicio de los plazos de conservación exigidos por la ley y de las responsabilidades legales que pudieran derivarse.
Registro de actividades.-
SAMARI ASOCIADOS mantiene actualizado un Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en el cual se documentan las categorías de datos tratados, finalidades, plazos de conservación, transferencias realizadas y medidas de seguridad implementadas.
Consentimiento.-
El tratamiento de datos personales por parte de SAMARI ASOCIADOS se realiza con el consentimiento expreso de los titulares, el cual será otorgado por los medios físicos o electrónicos determinados para este efecto. El consentimiento debe ser libre, informado, específico e inequívoco salvo en casos donde la ley permita el tratamiento sin consentimiento.
Cambios a Esta Política.-
SAMARI ASOCIADOS se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento.
Contacto.-
Para consultas sobre esta política de privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales, puede contactarse con el responsable de Protección de Datos Personales en la siguiente dirección electrónica: recepcion@samarispa.com
Política de Cookies de SAMARI ASOCIADOS
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